آئین نامه اداری

فصل اول: تضامین

ماده 1: تضامین بایستی به 3 صورت در شرکت دریافت گردند:

1)     سفته

2)     چک

3)     ضمانت نامه بانکی

ماده 2: میزان تضامین جهت استخدام افراد به شرح زیر است:

•  پرسنل فنی درجه ۲(برنامه نویس،طراح سایت،سئو، گرافیک) : ۱۰۰ میلیون تومان
• سرپرست فنی : ۱۵۰ میلیون تومان
• مدیرپروژه ها فنی : ۱۵۰ میلیون تومان
• مدیر فنی : ۵۰۰ میلیون تومان
• سرپرست محصول :۱۵۰ میلیون تومان
• مدیر محصول :۵۰۰ میلیون تومان
• پشتیبانی فنی :۱۰۰ میلیون تومان
• مسئول دفتر : ۱۵۰ میلیون تومان
• پرسنل مدیر مالی : ۵۰۰ میلیون تومان
• سرپرست مالی : ۳۰۰ میلیون تومان
• حسابدار: ۲۰۰ میلیون تومان
• کارشناس فروش : ۲۰۰ میلیون تومان
• سرپرست فروش : ۳۰۰ میلیون تومان
• کارشناس حقوقی : ۱۵۰ میلیون تومان
• سرپرست منابع انسانی : ۱۵۰ میلیون تومان
• مدیر منابع انسانی : ۵۰۰ میلیون تومان
• قائم مقام مدیرعامل : ۱ میلیارد تومان
• مدیر داخلی : ۵۰۰ میلیون تومان

ماده 3: تمامی تضامین براساس موارد فوق بایستی فی البداهه پس از تشکیل پرونده یا ارتقاء از افراد دریافت و در سیستم ثبت گردد.

ماده 4: تضامین فوق بایستی در صورت عدم همکاری پرسنل یا سرپیچی وی از قوانین و مقررات شرکت در اسرع وقت توسط واحد حقوقی شرکت به اجرا گذاشته شده و وصول گردد.

ماده 5: تمامی تضامین نزد مدیرعامل یا واحد حقوقی نگهداری شده و بایستی توسط اینجانبان محافظت گردند.

ماده 6: کسانی که سفته را به عنوان ضمانت انتخاب و ارائه می کنند، بایستی پشت سفته را به امضاء یک ضامن با مشخصات کامل شامل نام و نام خانوادگی، کد ملی و شماره تماس برسانند بدین صورت که فرد با ذکر مشخصات در پشت سفته با 2امضاء این سفته را ضمانت می نماید.

 

فصل دوم: قراردادهای پرسنلی

ماده 1: تمامی قراردادهای پرسنلی بایستی طبق قوانین اداره کار، سازمان تأمین اجتماعی و سازمان امور مالیاتی تنظیم و توسط مدیریت مالی تأیید گردد.

ماده 2: قراردادهای پرسنل به دو دسته تقسیم می شوند:

• مدت موقت
• پیمانکاری

1. یک ماهه
2. تا سه ماهه(آزمایشی)
3. شش ماهه
4. هفت تا 12 ماهه
5. یک سال تا 3 سال
6. 4 الی 7 سال
7. 10ساله
8. 15ساله

تبصره 1: ترتیب مراحل زیر فقط به دستور واحد اداری با موافقت مدیرعامل و مدیر مالی برای هر فردی به موجب دستور کتبی قابل تغییر است.

تبصره 2: قرارداد پیمانکاری فقط برای آن دسته از افرادی است که در حوزه تخصصی می خواهند مشغول به کار شوند که ماهیت قرارداد آنها خارج از قرارداد کار باشند.

 

فصل سوم: آموزش

ماده 1:افرادی که استخدام آنها در شرکت قطعی می شود، بایستی جهت انجام امور کاری خود، آموزش ببیند و آموزش برای تمامی افراد الزامی می باشد،در راستای همین ماده مجموعه موظف است دستورالعملی تهیه و به رویت کارکنان خویش برساند.

ماده 2:آموزش افراد در شرکت به دو نوع است:

الف) آموزش عمومی : آموزشی که گذراندن آن برای تمام افراد در شرکت الزامی است و بایستی گواهی آن در پرونده مستند گردد.

ب) آموزش تخصص: آموزشی است که افراد برای انجام امور تخصصی خود در شرکت بایستی بگذرانند.

ماده 3:افرادی  که پس از گذراندن آموزش تخصصی یا در طول کار مهارت تخصصی آنها به سبب شرایط کاری افزایش پیدا کرده است، نسبت به شرکت تعهد خدمت داشته و درصورت عدم همکاری با شرکت بایستی هزینه آموزش و یا ارتقاء مهارت خود را بپردازند یا به همان میزان با کار در شرکت، تعهد خود را به اتمام برسانند.

ماده ۴:درصورت ترک کارازسوی کارمند،کارمندموظف به عودت وجوه معادل هزینه خدمات آموزشی خواهد بود.

ماده ۵:درصورت درخواست شرکت،کارمند متعهد خواهد بودتا کلیه آموزش های لازم واطلاعات مورد نیاز جهت ادامه فعالیت شرکت رابه فردمعرفی شده ازسوی شرکت ارائه نماید. ملاک انجام این خدمت،صدورتاییدیه کتبی ازسوی مدیرعامل شرکت میباشد.

فصل چهارم: انتصاب

ماده 1:یک فرد زمانی می تواند به سمتی منصوب شود، که گواهی نامه آموزش عمومی و درصورت نیاز گواهینامه آموزش تخصصی را دارا باشد، در غیر اینصورت تا زمان أخذ این گواهینامه ها ، انتصاب نمی بایست صورت پذیرد.

ماده 2:اینکه چه افرادی به چه سمت هایی منصوب شوند(بر اساس آئین نامه پاداش)بایستی در کمیته انتصاب که متشکل از افراد زیر است بررسی شده و به تصویب برسد:

• مدیرعامل
• مدیر مالی اداری
• مدیر واحد مربوطه

ماده 3: طبق صورت جلسه کمیته انتصاب، بایستی برای افرادی که به پست های مشخص منصوب شوند، حکم انتصاب صادر گردد.

ماده 4:برای مدیران ارشد که در سازمان سرپرست مستقیم آن ها مدیرعامل است، بایستی حکم انتصاب توسط واحد اداری از طرف مدیرعامل تنظیم و به امضاء مدیرعامل برسد.

ماده 5:برای دیگر سطوح سازمانی به غیراز مدیران ارشد تحت سرپرستی مدیرعامل، حکم انتصاب توسط واحد اداری تنظیم و به امضاء می رسد.

ماده 6:بایستی قبل از انتصاب هر فرد در شرکت، جلسه توجیهی برگزار شده و در آن جلسه شرح شغل به وی ابلاغ گردد و دراین خصوص اتمام حجت شود.

ماده 7:جلسه توجیهی مدیران ارشد، توسط شخص مدیرعامل برگزار شده و دیگر پرسنل بایستی توسط مدیر واحد اداری، مدیر مربوطه و در صورت نیاز مدیرعامل برگزار گردد.

ماده 8:شرح شغل هر فرد، بایستی فقط در جلسه توجیهی به وی ابلاغ، توجیه و در دو نسخه امضاء شود و حکم انتصاب بایستی در جلسه معارفه به فرد اعطا گردد که یک نسخه از شرح شغل و حکم انتصاب نیز در پرونده پرسنلی فرد بایگانی گردد.

ماده 9:یک فرد می تواند به حداکثر 3 شغل منصوب گردد و حقوق و مزایای وی طبق فصل حقوق و مزایای این آئین نامه محاسبه و پرداخت خواهد شد.

 

فصل پنجم: استعفاء و عدم تمدید قرارداد

ماده 1:اگر شخص قبل از پایان قرارداد خود بخواهد از شرکت خارج شود :

1. بایستی تمامی کارهای در اختیار خود طبق فرآیند تصفیه حساب به شخص دیگری واگذار نماید.
2. بایستی تا ۳ ماه پس از خروج خود از شرکت، پروژه ها و کارهای خود را پشتیبانی نماید، پس از این مدت فرد می تواند با أخذ گواهی پایان پشتیبانی کارها، شرکت اسرپلوس موظف است تا 24 ساعت بعد از درخواست گواهی را ارائه دهد در شرکت دیگری مشغول به کار شود.
3. فرد بایستی تعهدنامه حفظ اطلاعات شرکت (NDA)را امضاء نموده و متعهد شود به هیچ عنوان اطلاعات شرکت را در هیچ فضا و مکانی افشا نمی کند، در صورت افشا اطلاعات، از وی به صورت کیفری شکایت شده و مورد پیگیری قضایی قرار می گیرد.
4. فرد به هر نوعی بخواهد از شرکت خارج شود، طبق ماده ۴ و ۵ فصل آموزش همین آئین نامه بایستی تکلیف آموزش فرد مشخص شود.
5. با استعفاء فرد زمانی موافقت می شود که حداکثر تا ۹۰ روز قبل از خروج از شرکت کتباً استعفاء خود را به قسمت اداری/مدیریت شرکت تقدیم نماید.
6. اگر فردی بدون هماهنگی از شرکت خارج شود و در سر کار خود حضور پیدا نکند(۶ روز کاری)، درصورت احراز این موضوع در اسرع وقت توسط واحد حقوقی ، تضامین وی به اجرا گذاشته شده و وصول می گردد.

ماده 2:اگر فردی تصمیم به استعفاء قبل از اتمام پروژه هایی که وی به نوعی در آن دخیل است بگیرد، بایستی 50% مبلغ قسمتی از پروژه که مسئول آن است را به عنوان خسارت پرداخت یا پروژه را به اتمام برساند .

ماده 3:اعلام عدم تمدید قرارداد توسط فرد بایستی ۳۰ روز قبل از اتمام قرارداد وی باشد و پس از آن طبق موارد فوق عمل خواهد گردید.

ماده 4:اعلام عدم تمدید قرارداد به منزله استعفاء فرد تلقی می شود و بایستی طبق ماده های فوق اعلام و موافقت با آن صورت پذیرد.

فصل ششم: تمدید قرارداد

ماده 1:تصمیم گیری در خصوص تمدید یا عدم تمدید قرارداد فرد در شرکت بایستی حاکثر تا ۱۵ روز قبل از اتمام قرارداد وی صورت پذیرد.

ماده 2:تصمیم گیری در خصوص تمدید قرارداد افراد پس از اخذ گزارش واحد اداری از واحد مربوطه، بایستی توسط کمیته ای متشکل از مدیر اداری، مدیرعامل ، مدیر مالی و مدیر منابع انسانی به صورت جمعی یا بررسی فردی اخذ شده و مراتب آن به افراد اطلاع داده شود.

ماده 3:معیارهای تصمیم گیری کمیته به شرح زیر می باشد:

• عملکرد فرد با پارامتر سرعت و کیفیت کار در مدت همکاری وی با شرکت
• میزان نیاز فعلی و آتی شرکت به فرد
• میزان سود رسانی فرد به شرکت
• میزان تعهد کاری فرد
• اخلاق کاری
• سوابق کاری

ماده 4:در صورتی که تصمیم بر تمدید قرارداد فرد شد، بایستی دستور عقد قرارداد توسط مدیر اداری صادر و رسیدگی گردد.

ماده 5:در صورتی که تصمیم و عدم تمدید قرارداد فرد شد، بایستی به فرد اطلاع داده شده و موعد تصفیه حساب وی مشخص گردد.

 

فصل هفتم: حقوق و مزایا

ماده 1:به تمامی پرسنل شرکت در هر رده طبق قوانین جاری کشور و آئین نامه های مالی، حقوق و مزایا پرداخت می گردد.

ماده 2:حداقل حقوق و مزایا، حقوق و مزایایی است که دولت (اداره کار) مشخص کرده است و در هر سال تغییراتی در آن داده می شود که بلافاصله در حقوق و مزایا حداقلی شرکت اعمال می گردد.

ماده ۳:حقوق و مزایای افرادی که در شرکت ، مهارت، تجربه و سرعت کار بیشتری دارند بایستی براساس آئین نامه طبقه بندی مشاغل شرکت محاسبه و پرداخت گردد.

 

فصل هشتم: مرخصی

الف) مرخصی استحقاقی:

ماده 1 : مرخصی استحقاقی سالانه پرسنل با استفاده از مزد، جمعا یک ماه است و سایر روزهای تعطیل جز ایام مرخصی نخواهد شد. برای کار کمتر از یک سال، مرخصی مزبور به نسبت مدت کار انجام یافته محاسبه می شود.

ماده 2 : هیچ یک از پرسنل نمی توانند بیش از 9 روز از مرخصی سالانه خود را ذخیره نمایند. لذا به منظور بهبود شرایط روحی و جسمی همکاران ترتیبی اتخاذ گردد تا تمامی پرسنل تحت سرپرستی براساس برنامه زمان بندی شده به نحوی که وقفه ای در فعالیت های جاری و وظایف محوله پیش نیاید در طول سال از مرخصی استحقاقی خود استفاده نمایند.

ماده 3 : تاریخ استفاده از مرخصی با توافق شخص  و کارفرما تعیین می شود.

ماده 4 : کلیه کارکنان جهت استفاده از مرخصی استحقاقی پس از تکمیل برگ درخواست مرخصی و تعیین جانشین و تایید خدمات پرسنلی موظفند قبل از شروع مرخصی موافقت مدیر مربوطه را اخذ نمایند.

ماده 5 : مرخصی ساعتی کارکنان (مرخصی کمتر از یک روز) جزء مرخصی استحقاقی منظور می شود.حداکثر مرخصی ساعتی در یک روز از 4 ساعت تجاوز نمی نماید  درصورت نیاز به بیش از 4 ساعت یک روز کامل محسوب می شود. همچنین حداکثر مرخصی ساعتی کار آنان در طول سال دوازده روز (90 ساعت) است.

ماده 7 : کلیه کارکنان در موارد ذیل حق برخورداری از سه روز مرخصی با استفاده از مزد ( بدون کسر از مانده مرخصی ) را  دارند.

• ازدواج دائم(بار اول)
• فوت همسر، پدر ، مادر و فرزندان

لازم به ذکر است زمان استفاده از این سه روز مرخصی استحقاقی بلافاصله بعد از ازدواج و یا فوت بوده و قابل استفاده در زمانهای دیگر نمی باشد.

ماده 8: هر یک از کارکنان حق دارند بمنظور شرکت در مراسم اربیعن(سالی یک بار) فقط برای سالی یکبار به عنوان مرخصی استحقاقی یا مرخصی بدون حقوق استفاده نماید.

ماده 9 : مدیر هر واحد می تواند جدول زمانی استفاده از مرخصی کارکنا خود را ظرف سه ماه آخر هر سال برای سال بعد تنظیم و پس از تأیید به نماینده کارکنان همان واحد اعلام نماید. بدیهی است مرخصی های اضطراری استحقاقی ( یک یا دو روزه ) کارکنان مشمول این تبصره نمی باشد.

ماده 10 : فردی که در حال استفاده از مرخصی استحقاقی است چنانچه بیمار شود مدت بیماری او با ارائه گواهی لازم جزء مرخصی استعلاجی محسوب می گردد.

ماده۱۱:درصورت نيازکارمند به مرخصي بايستي با تكميل فرم مرخصي روزانه یا ساعتی ميزان و زمان مرخصي درخواستي خود را اعلام نمايد و پس از تأييد مدير واحد خود جهت موافقت به کارفرما يا مدیر داخلی ارائه نمايد و درصورت تأييد، فرد ،مجاز به رفتن به مرخصي مي باشد.

در صورت عدم تایید مرخصی اگر فرد غیبت کند علاوه بر لحاظ کردن غیبت جریمه هم در نظر گرفته می شود.

ماده 5: فرآیند اخذ مرخصی

اخذ مرخصی به هیچ عنوان به صورت پیامک، تلگرامی و هر نوع روش دیگر پذیرفته نیست و می بایستی حتما به صورت حضوری و یا تلفنی انجام گردد.

1. مرخصی دقیقه ای : بایستی با تایید سرپرست واحد و نهایتا تا ۱۰ دقیقه ای باشد(این مرخصی نباید بیش از دو بار در روز باشد) که از مرخصی استحقاقی میگردد.
2. مرخصی ساعتی :حداقل یک روز قبل
3. مرخصی روزانه(یک روز):حداقل سه روز قبل
4. مرخصی روزانه(بیش از یک روز) : یک هفته قبل
5. مرخصی مسافرت : حداقل دو هفته قبل، مدت زمان مرخصی با تعطیل های رسمی نمی تواند بیش از ۵ روز باشد. مگر در موارد فورس(بیماری ،حوادث ناگهانی) نیاز به رعایت زمان های مقرر نمی باشد.
6. مرخصی اربعین : این نوع مرخصی نهایتا ۸ روز و فقط برای حضور در مراسم اربعین هست که مرخصی استحقاقی با دریافت حقوق می باشد.

ب) مرخصی استعلاجی :

ماده 11 : کارکنانی که با تأیید پزشک معتبر (دارای شماره نظام پزشکی ) ، بعلت بیماری نتوانند در محل کار خود حاضر شوند حق استفاده از مرخصی استعلاجی را دارند .

ماده 12 : مدت مرخصی استعلاجی تا زمانیکه کارکنان با تشخیص پزشک قادر بکار نباشند و از کار افتاده شناخته نشوند، ادامه خواهد یافت.

ماده 13 : با عنایت به قانون ترویج تغذیه با شیر مادر و حمایت از مادران در دوران شیردهی مدت مربوط به مرخصی استعلاجی بارداری و زایمان کارکنان زن ۹ ماه است.

تبصره :  حفظ پست سازمانی کار آنان در ایام مرخصی استعلاجی الزامی است و جزء سوابق خدمت آنها محسوب می گردد.

ج ) مرخصی بدون حقوق :

ماده 14 : نحوه استفاده از مرخصی بدون حقوق کارکنان و مدت آن و شرایط برگشت آنها به کار پس از استفاده از مرخصی با توافق کتبی پرسنل یا نماینده قانونی او و کارفرما تعیین خواهد شد.

تبصره : صدور احکام مرخصی بدون حقوق پس از اخذ موافقت مدیر مربوطه و مدیرعامل یا معاونت اجرایی از طریق امور انسانی انجام می پذیرد.

ماده 15 : حفظ پست سازمانی کارکنان در ایام مرخصی بدون حقوق الزامی نمی باشد و در طول مرخصی بحال تعلیق در می آید.

ماده 16 : مرخصی بدون حقوق جزء سوابق کار محسوب نمی شود.

ماده 17 : سایر موارد پیشبینی نشده مطابق قانون کار می باشد.

ماده ۱۸ : انجام اعمال فریضه های الهی مانند اعمال حج و اربعین(نهایتا ۷ روز) و …. مشمول مرخصی بدون حقوق می باشد.

• تبصره : کارمند زمانی می تواند به ماده 18 عمل نماید که تمام کارها به جانشین معرفی شده به صورت کتبی تفویض شده باشد.

 

فصل نهم: حضور کارکنان

ماده 1: تعیین ساعات حضور پرسنل : از شنبه تا چهارشنبه ساعت 7:30 الی 15:30 و پنج شنبه تا ساعت 14:30  می باشد.

ماده ۲: تاخیر و تعجیل در حضور

هر پرسنل می بایستی باید قبل از شروع ساعت شرکت حضور یابد و بعد از ساعت کاری از شرکت خارج گردد(ملاک دستگاه ثبت حضور و غیاب است) . و به ازای هرساعت کارکرد حقوق دریافت می نمایند.

تبصره ۲-۱: اگر پرسنلی زودتر از ساعت بدون اخذ مرخصی از قبل شرکت را ترک کند به میزان مدتی که زودتر شرکت را ترک کرده طبق آیین نامه، جریمه و مشمول کسر از حقوق می گردد.

تبصره :۲-۲ : چنانچه بر اساس شرایطی نیاز بود کارمندی به صورت دورکاری وظایف خود را انجام دهد باید با تایید کتبی مدیرمربوطه و مسئول اداری و مدیرعامل باشد.

تبصره ۲-۳: اگر پرسنلی، شرکت را در بین ساعت کاری بدون هماهنگی قبلی ترک کند به میزان مدتی که شرکت را ترک کرده طبق آیین نامه،جریمه و مشمول کسر از حقوق می گردد.

تبصره ۳- ۴ : در صورتی که کارکنان به صورت مداوم تاخیر و تعجیل نمایند ساعت کاری ایشان بر مبنی کارکردشان محاسبه میگردد.

فصل دهم:جلسات داخلی

ماده 1: تمامی جلسات باید با توجه به نیاز واحد مربوطه صورت گیرد، و در آخر هر جلسه باید نتیجه جلسه و تصمیمات آن به صورت مصوبه امضا شده توسط تمامی افراد داخل جلسه به سمع مدیر عامل یا قائم مقام ایشان برسد.

تبصره1: ساعت تمامی جلسات باید بیرون از ساعت کاری باشد مگر مورد فورس ماژوری باعث تشکیل جلسه شده باشد.